پيمانكار بايد حداكثر تا يك ماه از تاريخ تحويل موقت، صورت وضعيت قطعي كارهاي انجام شده را بر اساس اسناد و مدارك پيمان، بدون منظور نمودن مصالح و تجهيزات پاي كار تهيه كند و براي رسيدگي به مهندس مشاور تسليم نمايد.
- مهندس مشاور صورت وضعيت دريافت شده را رسيدگي نموده و ظرف مدت سه ماه براي تصويب كارفرما ارسال مي نمايد.
- كارفرما صورت وضعيت دريافت شده را ظرف مدت دو ماه از تاريخ وصول از طريق كارشناس طرح، رسيدگي مي كند و سپس به اداره پيمان و رسيدگي ارجاع مي شود .
- در اداره پيمان و رسيدگي صورت وضعيت قطعي از طريق كارشناسان رسيدگي، بررسي نهائي مي شود .
- براي موارد خارج از مشخصات فني ناشي از قصور پيمانكار، مطابق آخرين ضوابط و بخشنامه هاي مصوب وزارت راه و ترابري، جرائم محاسبه و در صورت وضعيت قطعي لحاظ مي گردد .
- بدهي احتمالي پيمانكار از واحد هاي ذيربط استعلام و در صورت وضعيت قطعي لحاظ مي گردد .
- اداره پيمان و رسيدگي پس از كسر وجوهي كه بابت صورت و ضعيت هاي موقت قبلي پرداخت شده است و كسر بدهي هاي احتمالي، باقيمانده مبلغ قابل پرداخت به پيمانكار را با تنظيم برگه مالي به ذيحسابي اعلام مي نمايد .
- ذيحسابي پس از اعمال كسور قانوني و كسور متعلقه طبق ضوابط و مقررات مربوطه و مفاد پيمان ، باقي مانده مبلغ قابل پرداخت به پيمانكار را از تاريخ وصول صورت وضعيت، با صدور چك به نام پيمانكار، پرداخت مي كند.
- در صورتي كه پيمانكار، ظرف مهلت تعيين شده، براي تهيه صورت وضعيت قطعي اقدام نكند، با تأييد كارفرما، مهندس مشاور به هزينه پيمانكار، اقدام به تهيه آن مي كند و پس از امضاي پيمانكار براي تصويب كارفرما ارسال مي دارد. در صورتي كه پيمانكار از امضاي صورت وضعيت خودداري كند، مهندس مشاور بدون امضاي پيمانكار، صورت وضعيت را براي كارفرما مي فرستد .
- در حالتي كه پيمانكار، صورت وضعيت را قبلاً امضاء نموده است اگر اعتراضي نسبت به نظر كارفرما داشته باشد يا در حالتي كه صورت وضعيت را قبلاً امضاء نكرده است و نسبت به نظر كارفرما اعتراض دارد، اعتراض خود را حداكثر ظرف مدت يك ماه از تاريخ وصول صورت وضعيت، با ارائه دليل و مدرك، يكجا به اطلاع كارفرما مي رساند. كارفرما حداكثر ظرف مدت يك ماه از تاريخ وصول نظر پيمانكار، به موارد اعتراض رسيدگي مي كند و قبول يا رد آنها را اعلام مي نمايد.
- چنانجه پيمانكار ظرف مدت تعيين شده به صورت وضعيت اعتراض نكند، صورت وضعيت قطعي از طرف پيمانكار قبول شده تلقي مي شود .
- مقادير كارها كه به ترتيب مذكور در صورت وضعيت قطعي منظور مي شود، به تنهايي قاطع است و مأخذ تسويه حساب قرار مي گيرد، هر چند بين آنها و مقاديري كه در صورت وضعيت هاي منظور گرديده است، اختلاف باشد .
- هرگاه با توجه به صورت وضعيت قطعي تصويب شده و ساير حسابهاي پيمانكار، پيمانكار بدهكار نباشد، نصف تضمين حسن انجام كار آزاد مي شود .